Cuadros de mando: evolución en 3 pasos

Todo plan de negocio que busque ser exitoso, debe partir de unos objetivos bien definidos, pero sobre todo de un proceso que compruebe la efectividad de las acciones que estamos llevando a cabo, solo así seremos capaces de determinar si hay o no hay evolución.

Igualmente en la Farmacia, y a pesar del elevado nivel de actividad que tenemos cotidianamente, es importante desarrollar protocolos que nos permitan recabar la información necesaria para determinar si las acciones que estamos llevando a cabo, en torno a la gestión de cada unidad de negocio, están cumpliendo con las expectativas.

El uso de herramientas que faciliten la tarea de recogida de datos es un aspecto clave y una de las opciones más efectivas, es el uso de cuadros de mando con los que podremos medir la actividad de la farmacia y generar a partir de ahí, una visión general de nuestros resultados.

De este modo, el uso de cuadros de mando, nos permite el seguimiento de la evolución de la farmacia desde diversos puntos de vista, controlar el resultado de las acciones emprendidas para cada categoría y el grado de cumplimiento de los objetivos marcados, convirtiéndose en una valiosa ayuda para el diseño de nuestra estrategia.

Sin embargo, aunque nos facilita la tarea, la herramienta exige de nosotros un uso adecuado, tanto en materia de creación como de recogida de datos, pero sobre todo y lo que realmente puede garantizar la evolución de la unidad de negocio, es el análisis posterior y que nace con los datos registrados.

  1. Presentación del cuadro de mandos:

El formato se presenta en forma de tabla, siendo el uso de Excel una alternativa ideal.  En su estructura, se comprenden una serie de filas que listan los parámetros deseados (categorías, %venta libre, operaciones realizadas, unidades por operación, etc)  y las columnas con el resultado de cada uno de ellos.

Su contenido puede ser variable en función de nuestros intereses, y aunque cada farmacéutico decide el contenido acorde a sus necesidades, es necesario que mínimamente presente una serie de datos con los que podremos establecer una relación de evolución según la temporalidad deseada.

Cuadros de Mando

  1. Registro de la información:

Se completa la información solicitada en cada uno de los recuadros, los datos que provienen de la Farmacia, se generan de forma mensual. Es vital que adoptemos la costumbre de registrar los datos, la constancia y disciplina en la tarea son la clave para que la herramienta de control realmente refleje la actividad.

La tabla calcula automáticamente el resultado trimestral y los ratios que se incluyan, de manera que se puede visualizar en todo momento el resultado actualizado de cualquier parámetro que contenga el cuadro.

  1. Analisis de los datos:

La información que aporta el cuadro de mandos es sumamente valiosa, puesto que si es analizada e interpretada adecuadamente, servirá para conocer en todo momento si la evolución es favorable y si estamos cumpliendo con los objetivos marcados, además de dar a conocer si la actividad de la farmacia se encuentra en niveles adecuados y comparar nuestros resultados con los de años anteriores.

Por ejemplo, con los diferentes ratios podríamos valorar los cambios en el hábito de compra de nuestros clientes, subidas y bajadas de precios, variaciones estacionales de actividad, rendimiento del equipo, resultados de campañas de MK ó acciones puntuales, etc… todos los datos son fuente de información que si contrastamos y relacionamos nos dará una hoja de ruta con aciertos a mantener y errores a erradicar y mejorar.

Si bien es cierto tanto la recogida como el análisis son tareas que exigen un periodo de reflexión y una inversión de tiempo alta, sin embrago si consigues establecerlo como parte de tu rutina conseguirás que los pasos para la evolución se conviertan en tu forma habitual de andar el camino hacia el éxito. No te lo pienses y comienza a evaluar tu desempeño gestionando tu Farmacia.

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